“Zonder Sage DBFACT lag het stressniveau in onze onderneming een pak hoger en hadden we een extra medewerker moeten aanwerven.”
Hans Mertens, zaakvoerder van Autosoft IT Solutions
Om de administratieve taken te verlichten en een betere toegang te krijgen tot bedrijfsinformatie, investeerde Autosoft IT Solutions in Sage DBFACT van partner VPC. Voortaan verliest het bedrijf geen tijd meer met handmatige bestellingen, papieren servicetickets en dubbele gegevensinvoer. Dankzij Sage DBFACT houden de zaakvoerders continu een vinger aan de pols.
Autosoft IT Solutions is gespecialiseerd in hard- en software voor bedrijven en particulieren, van een basis computersysteem tot een veelzijdige netwerkinstallatie met internet, servers, routers en firewalls. Het bedrijf behoort tot de Excellent IT keten en heeft twee winkels in Lommel en Ham. Als Telenet center verzorgt Autosoft de technische ondersteuning van alle Telenet klanten. Naast de zaakvoerders Hans Mertens en Peggy Deelkens, telt het bedrijf nog 12 medewerkers.
“Service komt bij ons op de eerste plaats. We verkopen de grote merken, maar bouwen ook computers op maat van de klant, die we bovendien heel snel kunnen depanneren omdat we alle onderdelen op stock hebben en autonoom kunnen beslissen over de garantie. Dat maakt ons uniek in de regio”, aldus Hans Mertens.
Nood aan geautomatiseerd voorraadbeheer
In het verleden maakte Autosoft voor het beheer van de dagelijkse taken gebruik van een pakket voor commercieel beheer, maar het stockbeheer hierin was te beperkt en het pakket liet ook geen correcte import toe van de lijvige prijslijsten van de verschillende leveranciers. Daarnaast werkte Autosoft nog met een apart boekhoudpakket.
“Er was maar een beperkte gegevensuitwisseling tussen beide pakketten en samen boden ze ons slechts een heel beperkt inzicht in de zaken. We waren al enkele jaren op zoek naar een ERP-systeem dat alle processen zou integreren en hadden al verschillende pakketten van naderbij bekeken. Toen Excellent IT overstapte op Sage DBFACT, hebben we de knoop ineens doorgehakt en zijn we hen in die keuze gevolgd,” vertelt Hans Mertens.
Autosoft IT Solutions ging voor de implementatie in zee met Sage DBFACT Gold partner VPC. “Wat wij aan VPC waarderen is het persoonlijk contact en de sectorkennis. Bij problemen zijn zij ook altijd bereikbaar.” Op 1 januari 2013, na een implementatie van vier maanden, kon Autosoft IT Solutions live gaan met Sage DBFACT.
Geautomatiseerde aankoop als grootste ROI
Aankooporders opstellen was in het verleden erg tijdrovend. Orders en voorraad werden overlopen, waarna wij bij elke leverancier moesten inloggen om de bestelling manueel door te geven. Vandaag is er een rechtstreekse link voorzien tussen Sage DBFACT en de systemen van de leveranciers.
“Ons aankoopproces is volledig geautomatiseerd. Elke klantenorder komt automatisch in het orderboek. Op basis van de voorraden en prijzen, kiest Sage DBFACT de meest gunstige leverancier en maakt een aankoopvoorstel op ter goedkeuring. Hiermee sparen wij één fulltime medewerker uit en kunnen we minstens één dag sneller uitleveren,” vertelt Hans Mertens.
Verder worden automatische aankooporders gecreëerd op basis van de ingestelde minimum en maximum voorraadniveaus in de magazijnen, zodat stockbreuken minder vaak voorkomen. Autosoft wint ook tijd bij het ontvangen van de goederen: alles wordt nu afgevinkt via de backorders van de bestelbon en komt automatisch op stock.
Het locatiebeheer binnen WMS zorg voor minimale stockbewegingen binnen het magazijn. Goederen voor klanten worden automatisch op een ‘uit’-locatie gezet en goederen bestemd voor andere magazijnen vertrekken automatisch via een stocktransfert.
“Bovendien zien we vandaag in het systeem waar de stock aanwezig is: in Ham, Lommel of in de auto’s van de technici. Dat was vroeger niet het geval en dat was toch onhandig werken”, vindt Hans Mertens.
Klanten sneller bediend en gefactureerd
Een ander groot voordeel van Sage DBFACT, is de correcte import van de diverse prijslijsten en artikelcatalogi van de leveranciers.
Hans Mertens: “Alle artikelen – niet enkel de meest courante – staan nu beschikbaar in het systeem, waar ze met enkele zoektermen snel teruggevonden worden. Zo verliezen de verkopers geen tijd meer met het inloggen op de website van de leveranciers en kunnen ze de klanten sneller helpen aan de toonbank. Minder administratie, betere service dus.”
Dat er nu een logische stroom is van offerte naar order en factuur, heeft er ook voor gezorgd dat Autosoft vandaag sneller facturen kan verzenden. Periodieke facturen worden bovendien automatisch na een vastgestelde termijn opgemaakt wat de wederkerende facturatie vergemakkelijkt.
“Ook in de financiële bewerkingen hebben we veel tijd gewonnen”, stelt Peggy Deelkens. “Inkomende betalingen worden via Isabel automatisch ingelezen in Sage DBFACT, en daar afgevinkt op basis van de gestructureerde mededeling, het factuurnummer of zelfs de relatienaam. De leveranciersbetalingen niet meer moeten overtikken is ook een verademing : dit gebeurt nu elektronisch via enkele klikken, zonder dat we de controle verliezen. Boekhouding en financieel beheer sluiten naadloos aan bij het commerciële luik van ons bedrijf.”
Hersteldienst gedigitaliseerd
Wekelijks voert Autosoft een honderdtal herstellingen uit. Voor de komst van Sage DBFACT werkte de hersteldienst volledig op basis van papieren bonnen. Vandaag laat Sage DBFACT een volledige digitale opvolging toe van de herstellingen.
“Elk toestel krijgt een unieke code waar alle informatie, zoals de garantie en de historiek van servicerapporten, aan gekoppeld wordt. De technici passen in Sage DBFACT de status van de herstelling aan en geven de gepresteerde uren en gebruikte onderdelen in. Dit zorgt voor een vlotte facturatie achteraf. En wanneer de klant belt, kunnen wij in Sage DBFACT de status van zijn herstelling opvragen, zonder de technici te moeten storen. Een grote verbetering”, vinden Hans Mertens en Peggy Deelkens.
In de toekomst wil Autosoft ook de helpdesk automatiseren, zodat voor elke binnenkomende oproep of e-mail in Sage DBFACT een ‘ticket’ wordt aangemaakt. Aan de hand van de geregistreerde begin- en eindtijd kan Autosoft de verstrekte diensten dan heel vlot factureren.
Rapporteringen à la carte
Waar Autosoft vroeger een beperkt aantal gegevens naar Excel kon exporteren, heeft het bedrijf vandaag toegang tot diverse managementrapporten.
“In Sage DBFACT kunnen we zelf selecties maken van gegevens en deze verwerken tot rapporten. Exporteren naar Excel is ook mogelijk. De kwartaalcijfers per productgroep en per leverancier zijn nu vlot beschikbaar. Bovendien is Excellent IT nu gestart met een partnerprogramma rond rapportering en dankzij Sage DBFACT zullen wij daar zonder veel extra inspanningen aan kunnen deelnemen.
Besluit
“Onze medewerkers zijn na enkele maanden al volledig vertrouwd met Sage DBFACT en vinden het een grote verbetering. Het laat dan ook een vlotte opvolging toe van aankoop, verkoop en service, wat ons als zaakvoerders toelaat om veel sneller op de bal te spelen. Sage DBFACT laat zich ook gemakkelijk naar de hand zetten, zo hebben we zelf al veel velden aangepast of toegevoegd, en kunnen we ook eigenhandig bepalen wie toegang krijgt tot welke informatie”, vertellen Hans Mertens en Peggy Deelkens. “Zonder Sage DBFACT lag het stressniveau in onze onderneming een pak hoger en hadden we een extra medewerker moeten aanwerven.”
Customer testimonials by Lemarco 