Nieuw klantenverhaal door Lemarco: ERP en BI van GMI group ondersteunt de nieuwe servicestrategie van Euro Gijbels

In België wil Euro Gijbels de absolute top bekleden onder de distributeurs van groenten en fruit. In 2011 besliste Operationeel Directeur Gunther Aerts om een nieuw business model uit te bouwen en dit model sterk te ondersteunen met bedrijfssoftware van GMI group. Dankzij geïntegreerde iPads en doorgedreven Business Intelligence-modellen op alle niveaus, is Euro Gijbels vandaag de nummer één in de sector en profileert het bedrijf zich als een ware service partner van zijn klanten.

“Met Business Intelligence is ons aanzien in de markt drastisch gewijzigd. Wij zijn niet alleen leverancier, maar ook een echte partner voor onze klanten. Dankzij onze persoonlijke begeleiding zagen zij de verkoop stijgen, hun gamma uitbreiden en tegelijk hun afval reduceren.”
Gunther Aerts, Operationeel Directeur van Euro Gijbels nv

Opgericht in 1948 staat Euro Gijbels nv al drie generaties lang voor kwaliteit en een flexibele service in de import, export en distributie van groenten en fruit. Tot de klanten behoren voornamelijk Belgische supermarkten, onafhankelijke groente- en fruitzaken en kleinere groothandels. De export van groenten en fruit naar het Midden-Oosten bedraagt 5% van de omzet. Door de groei van de distributietak, neemt ook de import aan belang toe. Zo bezit Euro Gijbels gronden in Spanje waar bladgroenten geteeld worden voor de Belgische markt.

“Onze servicegraad is onze grootste troef: zeven dagen op zeven beleveren wij alle winkels van onze klanten. Ze kunnen hierbij kiezen uit een uitgebreid productaanbod en bestellingen plaatsen per krat of per stuk. Dat doet voorlopig nog niemand ons na”, vertelt Operationeel Directeur Gunther Aerts.

Stressvrije verkoop dankzij gebruiksvriendelijke iPads

Euro Gijbels veranderde in 2012 van een papieren organisatie in een digitale koploper. De papieren bestellijsten met ruim 1.500 producten die in het verleden elke donderdag naar de klant verstuurd werden, zijn nu vervangen door iPads. Voor de dagelijkse klantenbestellingen liet Euro Gijbels de applicatie ‘iSales’ ontwikkelen, waarbij de gebruikerservaring voor de doorgaans laaggeschoolde medewerkers op de eerste plaats komt. “Klanten kunnen hiermee het gamma consulteren, hun historiek bekijken en hun bestelling doorgeven voor de volgende dag. Als ze klaar zijn, synchroniseren ze de informatie van de iPads met ons ERP-backoffice-systeem. Hiermee is een eind gekomen aan het tijdperk waarin onze fax dagelijks duizenden pagina’s spuwde die wij moesten overtypen”, getuigt Gunther Aerts.

“Wij hebben onze klanten de iPads en bijhorende infrastructuur gratis aangeboden. Het systeem is gebruiksvriendelijk en laat toe dat de klant nog tot vlak voor sluitingstijd producten kan bestellen. De interne stress en chaos van vroeger – printer die blokkeerde, klanten die niet op tijd besteld hadden – is hiermee weggevallen”, stelt Gunther Aerts.

Voor de automatisering van de backoffice die zich toelegt op: aankoop, verkoop, voorraad en boekhouding, maakt Euro Gijbels al jaren gebruik van Microsoft Dynamics NAV. Solution partner GMI group heeft dan ook, in nauwe samenwerking met de ontwikkelaar van de iPad-applicaties en het informaticateam van Euro Gijbels, bijgedragen tot de nieuwe nummer één positie van het bedrijf.

iWaste, iStock en iPurchase

Parallel met de modernisering van de verkoop, werd ook het magazijn onder handen genomen en werden minimale en maximale voorraadniveaus per artikelnummer vastgelegd. Euro Gijbels liet drie mobiele applicaties ontwikkelen: iPurchase, iStock en iWaste. Elke nacht tellen medewerkers de stock en werken die bij in iStock. Producten die niet meer geschikt zijn voor verkoop worden geregistreerd in iWaste, de applicatie die slecht geworden en vervallen producten in kaart brengt.

Gunther Aerts: “Onze aankopers gebruiken ‘s nachts iPurchase op de veilingen. Per artikelnummer kunnen ze de aangekochte hoeveelheden invullen. Wanneer een bepaald artikel niet beschikbaar is of in een andere hoeveelheid verpakt wordt, maakt de aankoper zelf een nieuw artikelnummer aan en blokkeert het oude. Dit wordt automatisch aangepast op de bestellijst van de klant. Zo zijn er geen onaangename verrassingen meer mogelijk.”

Correct bestellen en uitleveren dankzij GMI |Analytics|

Gunther Aerts: “Iedere ochtend om half zes starten we met GMI |Analytics| een 32-tal rapporten op, hoofdzakelijk aankooplijsten die rekening houden met de minimum- en maximumvoorraadniveaus, historische verkopen, enz. Deze lijsten vertrekken automatisch naar alle leveranciers, de magazijniers en de orderafdeling. Dit levert ons een gigantische tijdwinst op, maar in de eerste plaats een enorme kwaliteitsverbetering. Onze stock is veel efficiënter, we hebben minder verlies en kunnen betere uitleveringen garanderen.”

Van elke promotieactie van de klant wordt vooraf in het systeem de startdatum ingevoerd. Als die aanbreekt, wordt hiermee automatisch rekening gehouden. Gedurende de hele dag lopen de bestellingen van de klanten binnen. De aankopers zien op hun iPad hoeveel klanten al besteld hebben en kunnen de omzet van de komende dag reeds inschatten en anticiperen op onverwachte bestellingen. Op het moment dat alle orders afgesloten zijn, genereert GMI |Analytics| opnieuw een digitale rapportering waarin wordt nagegaan of er voldoende voorraad is.

“Wij hanteren de gouden regel dat een klant nooit twee dagen na elkaar een onvolledige levering krijgt. GMI |Analytics| berekent elke dag hoe de producten over de verschillende klanten moeten verdeeld worden. Deze complexe formule werd opgesteld door de KU Leuven. De automatisering van voorraad, aankoop en verkoop maakt dat we het aantal tekorten in de uitlevering hebben kunnen terugschroeven van vijf à tien procent tot minder dan één procent”, stelt Gunther Aerts.

BI cubes brengen rendement in kaart

Naast de dagelijks operationele rapporten, heeft GMI group voor Euro Gijbels met GMI |Analytics| ook een vijftal BI cubes geïmplementeerd. Jet Enterprise-technologie is de motor van deze databronnen.

“Deze cubes verzamelen ’s nachts de nodige gegevens en presenteren ons in aantrekkelijke dashboards de resultaten van klanten en leveranciers. Deze informatie wordt gebruikt in onderhandelingen over prestaties en verdiende kortingen. Verder zien we ook onze eigen resultatenrekening en de gemaakte onkosten (energie, interimarbeid, enz.). Abnormaliteiten komen op die manier snel aan het licht”, legt Gunther Aerts uit.

Euro Gijbels gaat een stap verder dan de concurrenten: “Wij garanderen onze klanten niet alleen een hoge uitleveringsgraad, maar ook een minimum rendement op hun verkopen. Na enkele gesprekken en een evaluatie van de klantencijfers, adviseren wij het ideale gamma voor de klant. Dit doen we intussen ook met onze leveranciers, zodat ook wij steeds correct beleverd kunnen worden.”

GMI |Analytics| als intelligente manager

De laatste fase van het project: informatievoorziening van Euro Gijbels, is nog volop aan de gang. “Elke maand zitten we samen met de informatie- en BI-specialisten van GMI group om te kijken hoe we met behulp van GMI |Analytics| onze bedrijfsvoering kunnen automatiseren. Nu levert GMI |Analytics| met Jet Enterprise ons een schat aan informatie op, maar moeten we in bepaalde gevallen nog zelf de oorzaak van afwijkende cijfers zoeken en eigenhandig bijsturen. Mits goede data-analyse en parametrisering, kan de Targit-component van GMI |Analytics| zelf de oorzaak aanduiden van bv. een lager verkoopcijfer en vervolgens een verbeteractie voorstellen. Dergelijke ALS-DAN-mechanismes kunnen ons veel tijd besparen en de business daadwerkelijk optimaliseren. 100% data-integriteit is een absolute voorwaarde voor een dergelijke werking en daaraan werken volop met de specialisten van GMI group. Maar intussen rijpen al volop nieuwe ideeën, zoals de oorzaak elimineren van groenten- en fruitafval of een klantenportaal waarin de klant zelf zijn resultaten kan beoordelen.”

Besluit:

“Sinds de intrede van Business Intelligence bij Euro Gijbels door te gaan werken met GMI |Analytics| is ons aanzien in de markt drastisch gewijzigd. Wij zijn geen leverancier alleen meer, maar een echte partner voor onze klanten. Dankzij onze persoonlijke begeleiding zagen onze klanten hun verkoop stijgen, hun gamma uitbreiden en tegelijk de hoeveelheid slecht geworden groenten en fruit reduceren, dit laatste soms van 30 à 35 procent naar 5 procent”, besluit Gunther Aerts.

“GMI group heeft onze noden perfect begrepen en als externe partij zien zij ook beter het grotere geheel. Zij houden ons bij tijd en stond een spiegel voor. Wij denken er nu over na om ons platform ook open te stellen voor andere toeleveranciers van onze klanten. De infrastructuur is er nu toch, dus waarom er niet het maximum uithalen?”

New case story by Lemarco – DL Chemicals mikt op groei bij bestaande klanten met Microsoft Dynamics CRM en GMI |Analytics

DL Chemicals uit Wielsbeke zag zich, na  een periode van sterke groei, genoodzaakt te investeren in een geautomatiseerde opvolging van het verkoopproces. De implementatie van Microsoft Dynamics CRM door GMI group (geïntegreerd met Microsoft Dynamics NAV en Microsoft Outlook), betekende niet alleen een belangrijke ruggensteun voor de vertegenwoordigers; ook voor de sales managers vormde de oplossing een extra paar ogen. De uitbreiding met GMI |Analytics| mondde uit in nog betere verkoopresultaten door het zichtbaar maken van opportuniteiten bij bestaande klanten. 

DL Chemicals richt zich met een kwalitatief gamma aan siliconen en voegkitten tot professionele gebruikers (o.a. met merknamen Parasilico, Parabond, Rexon, Forsa, Syrco, enz.) Het bedrijf werd opgericht in 1936 door Richard Detaellenaere, die eigenhandig stopverf draaide en deze samen met een verkoper aan de man bracht. Begin jaren zestig nam zijn zoon, Daniël Detaellenaere, het bedrijf over. In 1979 werd de focus verlegd naar siliconen, wat een explosieve groei veroorzaakte. Het bedrijf moest enkele malen verhuizen en uitbreiden. De toevoeging van polymeren in 2003, zorgde voor een nieuwe mijlpaal. DL Chemicals is vandaag aanwezig in gans Europa en exporteert tevens naar Indië en Rusland. Het bedrijf is vandaag nog steeds 100% eigendom van Philippe Detaellenaere, kleinzoon van de oprichter. In mei 2012 betrok DL Chemicals een gloednieuw gebouw in Wielsbeke, terwijl de productie nog steeds in Waregem plaatsvindt.

“Een uitgebreid team vertegenwoordigers staat de klanten bij met technisch advies. Die sterke betrokkenheid is één van onze belangrijkste troeven, naast de flexibele leveringstermijn en het uitgebreide gamma in diverse kleuren. In ons eigen labo kunnen wij ook producten ontwikkelen op vraag voor specifieke doeleinden”, vertelt Philippe Detaellenaere, CEO van DL Chemicals.

Intensieve opvolging van 35 verkopers

Anno 2000 telde DL Chemicals slechts vier vertegenwoordigers in België, die elke week in het kantoor van Philippe De Taellenaere persoonlijk verslag kwamen uitbrengen over hun bezoeken. Vandaag telt het bedrijf 35 commerciële medewerkers; de opvolging van hun activiteiten vereist vanzelfsprekend een andere aanpak. “Met zoveel vertegenwoordigers ontbreekt de tijd om alle papieren rapporten door te nemen tijdens een persoonlijk gesprek. We gingen op zoek naar een CRM-oplossing om de vertegenwoordigers te ondersteunen bij hun dagelijkse taken en tevens om de directie een mooi overzicht te bieden op de gerealiseerde omzet”, aldus Philippe Carels, commercieel directeur van DL Chemicals.

Vertrouwen in GMI group en Microsoft

DL Chemicals benaderde IT partner GMI group met hun verzuchtingen; het bedrijf installeerde reeds vele jaren terug de ERP-oplossing Microsoft Dynamics NAV bij DL Chemicals en integreerde hierin alle processen binnen de onderneming (productie, voorraad, inkoop, verkoop, financiële administratie, enz.). “Het leek ons logisch om ook deze keer bij Microsoft-technologie te blijven, zodat alles perfect op elkaar inspeelt. GMI group gaf ons een demonstratie van Microsoft Dynamics CRM, een oplossing waar we ons in konden vinden. In functie van onze specifieke wensen werd het nodige maatwerk voorzien. Onze vertegenwoordigers moeten immers ook bij de klant of in de wagen offline rapporten kunnen opstellen, orders doorgeven, stalen aanvragen, offertes maken, en ga zo maar door.”

Fase 1: een bezoekrapport met onderliggende acties

Anno 2009, na een korte analyse en implementatie, kon DL Chemicals live gaan met Microsoft Dynamics CRM. Het systeem werkte vanaf dag één zoals verwacht en veroorzaakte een positieve ommekeer in het leven van de vertegenwoordigers. Waar zij vroeger iedere dag de interne orderafdeling meermaals telefonisch moesten storen, kunnen ze voortaan alle klanteninfo op de laptop raadplegen (openstaand saldo, orderhistoriek, producten, enz.).

Speciaal ontwikkelde GMI group voor DL Chemicals een geavanceerd bezoekrapport. Hierin vult de vertegenwoordiger het resultaat van het bezoek in en vinkt de nodige vervolgacties aan, eventueel aangevuld met extra informatie. Nadat de vertegenwoordiger het bezoekverslag als compleet meldt, worden de acties gestart en de gegevens gesynchroniseerd tussen de on- en offline toepassing. De medewerkers op de verschillende afdelingen weten perfect wat ze moeten doen aan de hand van de e-mails die vanuit het rapport automatisch gegenereerd worden, zonder enig telefonisch contact met de vertegenwoordiger. Wanneer de acties uitgevoerd zijn, krijgt de vertegenwoordiger hiervan melding, of een kopie van het order, of de offerte.

“De eerste fase resulteerde in een waterdichte opvolging die voor iedereen perfect werkt. De vertegenwoordigers zijn blij dat ze op elk moment toegang hebben tot alle klanteninformatie; ze zijn ook op de hoogte van vervolgacties en houden per dag meer tijd over voor bezoeken. Microsoft Dynamics CRM stelt ook een automatische routeplanning voor, op basis van de vooraf ingestelde routine. Zo vergeten ze niemand te bezoeken”, aldus Philippe Carels. “Ook de sales managers zijn tevreden omdat ze alles kunnen opvolgen. De 35 vertegenwoordigers bezoeken elk tot tien klanten per dag in de Benelux. Hierbij kunnen ze zelf aangeven welke rapporten de sales manager zeker moet bekijken. Tijdens de tweewekelijkse sales meeting worden de belangrijkste punten nog eens overlopen.”

Fase 2: GMI |Analytics| brengt opportuniteiten aan de oppervlakte

Microsoft Dynamics CRM werd als een grote verbetering onthaald, maar voor Philippe Carels ontbrak er nog iets: “We kenden nu wel de omzet, per vertegenwoordiger en in totaal, maar we misten de nodige crosslinks om de markt nog beter te doorgronden. De toegang tot deze waardevolle informatie wordt vandaag mogelijk gemaakt dankzij GMI |Analytics|, de GMI suite voor analytische informatievoorziening en business intelligence.

GMI |Analytics| brengt vandaag nieuwe opportuniteiten aan de oppervlakte: welke klanten kopen een bepaald product van een specifieke kleur? Welke verkopers slagen erin om dit product aan de man te brengen?

“Vertegenwoordigers informeren zich nu ook bij de klant over welke producten ze bij de concurrentie kopen. Die informatie vormt de basis voor onze marketingmachine, zodat wij gerichte acties kunnen ondernemen met een hoger rendement. De eenvoudigste manier om te groeien, is immers nieuwe producten bij bestaande klanten introduceren. GMI |Analytics| maakt dit voor ons gemakkelijker”, stelt Philippe Carels.

Slim groeien

Door sterk in te zetten op de integratie van ERP, CRM en BI (business intelligence), is DL Chemicals erin geslaagd om explosief te groeien zonder dat de kostenstructuur evenredig steeg.

Philippe Carels: “Alhoewel de exponentiële groei, bestaat onze customer service al meer dan tien jaar uit slechts vier medewerkers. Dankzij de inzet van Microsoft Dynamics NAV en CRM en de vakkundige begeleiding van GMI group, leggen onze vertegenwoordigers nu meer en efficiëntere bezoeken af per dag en is onze marktkennis verbeterd.”

Besluit

“Al 25 jaar is GMI group onze IT-partner die elk project in goede banen leidt. Deze samenwerking is gebaseerd op wederzijds vertrouwen. En het project krijgt nog een vervolg: in 2014 willen we ons volledig productieproces digitaliseren en eind 2014 plannen we de virtualisatie van onze servers”, besluit Philippe Carels.