Dankzij Sage DBFACT een waterdichte opvolging vanaf het eerste contact bij D&L Vochtbestrijding

“Dankzij Sage DBFACT zijn we geëvolueerd van kleine lokale onderneming naar een professioneel uit de kluiten gewassen KMO. Alles is geweten, geen factuur wordt nog vergeten.”Seka Dobric, zaakvoerster, D&L Vochtbestrijding 

Door de sterke groei zag D&L Vochtbestrijding zich genoodzaakt de interne werking te automatiseren om sneller op de bal te spelen en niets over het hoofd te zien. Met Sage DBFACT, een implementatie door IT-partner VPC, is het bedrijf erin geslaagd om zonder interne telefoontjes of papieren documenten een waterdichte opvolging te verkrijgen vanaf het eerste klantencontact tot de finale factuur.

 

D&L Vochtbestrijding is specialist in kelderdichting, ventilatie en het verhelpen van opstijgend vocht in huis. Dankzij het marketingtalent van zaakvoerder Christian Lemable en de organisatorische kwaliteiten van diens echtgenote Seka Dobric, is dit familiebedrijf sinds de oprichting in 2007 al snel uitgegroeid tot marktleider in Vlaanderen. D&L Vochtbestrijding telt 25 medewerkers en heeft zetels in Aartselaar, Aalst, Hasselt, Knokke, Sint-Niklaas, Oostende en Zaventem.

“Na een gratis diagnose voeren onze eigen technici binnen de twee maand de nodige behandelingen uit met de gecertificeerde D&L 85 GEL. Onze oplossingen zijn doeltreffend en betaalbaar. Bovendien bieden wij tot 30 jaar garantie op de uitgevoerde werken”, vertelt Seka Dobric.

Groei dwingt tot doorgedreven automatisatie

Seka Dobric, die in het verleden een managementfunctie bekleedde bij KLM, beseft als geen ander dat automatisering noodzakelijk is om efficiënt te werken en tegelijk het overzicht te bewaren.

Seka Dobric: “Met een op maat gemaakte CRM-applicatie beheerden we de eerste jaren alle afspraken, orders en garanties. De snelle groei verplichtte ons echter om uit te kijken naar een krachtiger oplossing met meer mogelijkheden op vlak van rapportering, CRM, BTW-aangifte, stockbeheer, orderplanning, etc.”

In die periode kwam een medewerker van VPC bij D&L vochtbestrijding het ERP-pakket Sage DBFACT voorstellen.

“Sage DBFACT biedt een volledige integratie van logistiek, verkoop, service en boekhouding, met daarnaast een hoop kant-en-klare rapporten en de mogelijkheid om zelf cijfers te analyseren. Bovendien is dit pakket helemaal op maat van de KMO”, vertelt Seka Dobric.

Na vier maanden intensieve implementatie ging D&L vochtbestrijding op 1 januari 2010 live met Sage DBFACT.

Waterdichte opvolging vanaf het eerste contact

Wanneer een prospect telefonisch contact opneemt met D&L Vochtbestrijding, worden aan de hand van enkele gerichte vragen alle nodige gegevens ingevuld in de klantenfiche. Tegelijk wordt een afspraak vastgepind in de agenda van de juiste verkoper en ontvangt de klant een sms ter bevestiging. D&L Vochtbestrijding heeft tien verkopers op de baan die samen gemiddeld tien bezoeken per twee uur afleggen.

Seka Dobric: “Wanneer een verkoper zijn Outlook agenda opent (synchroniseert) met Sage DBFACT, ziet hij alle afspraken staan voor de komende dagen. Hij bezoekt de klant en geeft het resultaat nadien in op zijn tablet: ofwel heeft hij een prijs voorgesteld, ofwel meteen de verkoop afgerond, ofwel is de afspraak niet doorgegaan. In de eerste twee gevallen wordt het juiste bedrag vermeld en aan de hand van een kleurcode in de agenda zie ik onmiddellijk de status. Ook voegt hij een foto toe van het vochtprobleem, dit om de technici in te lichten en discussies achteraf te vermijden.”

Offerte of orderbevestiging binnen de 24 uur

De orderafdeling volgt de status van de vertegenwoordigers nauwgezet op en stelt vervolgens een offerte of orderbevestiging op aan de hand van de ingevoerde informatie, zoals prijs en aantal (vierkante) meter.

“Met Sage DBFACT gebeurt de orderingave een pak vlotter dan vroeger. De klantengegevens staan klaar, het juiste BTW-tarief wordt berekend en de algemene voorwaarden worden er automatisch aan toegevoegd. Zo zijn we altijd wettelijk in orde. Binnen de 24 uur na het bezoek, vertrekt per post en per mail een bevestiging met voorschotfactuur of een offerte naar de klant, zonder enig telefonisch contact tussen orderafdeling en verkopers. Zo vlot gaat het hier bij ons”, vertelt Seka Dobric fier.

Klanten worden ook via sms ingelicht over lopende acties en komende opendeurdagen. Op die dagen wordt op bijgehouden wie aanwezig was en van de opendeurkorting mag genieten. Het rendement van elke actie is op die manier ook snel geweten.

Eenvoudige planning van mensen en materialen

Eenmaal het voorschot is voldaan, wordt in samenspraak met de klant een uitvoeringsdatum bepaald.

Seka Dobric: “Een serviceafspraak inplannen gaat bijzonder vlot in DB act: je kiest een ploeg en via een export naar Outlook wordt de afspraak ingepland. Aan het eind van elke week ziet de magazijnier hoeveel materiaal hij moet voorzien in elke camionette en hoeveel hij moet bijbestellen. Het systeem stelt hiervoor per leverancier een bestelvoorstel op.”

Eén dag voor de uitvoering wordt de klant per sms aan de afspraak herinnerd. De dag zelf nemen de technici nog de saldofactuur en het garantiecertificaat mee voor de klant, zodat alles ter plaatse kan afgerekend worden.

Opvolging van betalingen automatisch via Isabel

Via Isabel vragen we de rekeninguitschriften van de bank op en we importeren deze in Sage DBFACT. Aan de hand van de gestructureerde mededeling worden automatisch de betalingen afgepunt. Herinneringen en ingebrekestellingen worden automatisch verzonden naar de klant of de advocaat.

“Dankzij de vlotte opvolging van betalingen hebben wij vandaag het historisch laagste bedrag in openstaande saldo’s, een mooi bewijs van efficiëntie in economisch moeilijke tijden. Ook de uitgaande facturen worden automatisch geboekt en betaald na een snelle controle. Zonder Sage DBFACT zouden wij zeker een externe boekhouder moeten inschakelen”, aldus Seka Dobric.

Besluit

“Intern werken we volledig papierloos, zo beperken we de kans op menselijke fouten en is iedereen vervangbaar. Zonder deze software hadden we geen vijf maar negen binnendienstmedewerkers nodig. Als manager heb ik 24/7 toegang tot alle informatie en hebben we zicht op wat de vertegenwoordigers verkopen en beloven. Dankzij Sage DBFACT zijn we geëvolueerd van kleine lokale onderneming naar een professionele uit de kluiten gewassen KMO. Alles is geweten, geen factuur wordt nog vergeten”, besluit Seka Dobric.

 

Autosoft IT Solutions: vlotter aankopen en factureren en een betere dienstverlening dankzij Sage DBFACT

“Zonder Sage DBFACT lag het stressniveau in onze onderneming een pak hoger en hadden we een extra medewerker moeten aanwerven.”

Hans Mertens, zaakvoerder van Autosoft IT Solutions

Om de administratieve taken te verlichten en een betere toegang te krijgen tot  bedrijfsinformatie, investeerde Autosoft IT Solutions in Sage DBFACT van partner VPC. Voortaan verliest het bedrijf geen tijd meer met handmatige bestellingen, papieren servicetickets en dubbele gegevensinvoer. Dankzij Sage DBFACT houden de zaakvoerders continu een vinger aan de pols.

 

Autosoft IT Solutions is gespecialiseerd in hard- en software voor bedrijven en particulieren, van een basis computersysteem tot een veelzijdige netwerkinstallatie met internet, servers, routers en firewalls. Het bedrijf behoort tot de Excellent IT keten en heeft twee winkels in Lommel en Ham. Als Telenet center verzorgt Autosoft de technische ondersteuning van alle Telenet klanten. Naast de zaakvoerders Hans Mertens en Peggy Deelkens, telt het bedrijf nog 12 medewerkers.

“Service komt bij ons op de eerste plaats. We verkopen de grote merken, maar bouwen ook computers op maat van de klant, die we bovendien heel snel kunnen depanneren omdat we alle onderdelen op stock hebben en autonoom kunnen beslissen over de garantie. Dat maakt ons uniek in de regio”, aldus Hans Mertens.

Nood aan geautomatiseerd voorraadbeheer

In het verleden maakte Autosoft voor het beheer van de dagelijkse taken gebruik van een pakket voor commercieel beheer, maar het stockbeheer hierin was te beperkt en het pakket liet ook geen correcte import toe van de lijvige prijslijsten van de verschillende leveranciers. Daarnaast werkte Autosoft nog met een apart boekhoudpakket.

“Er was maar een beperkte gegevensuitwisseling tussen beide pakketten en samen boden ze ons  slechts een heel beperkt inzicht in de zaken. We waren al enkele jaren op zoek naar een ERP-systeem dat alle processen zou integreren en hadden al verschillende pakketten van naderbij bekeken. Toen Excellent IT overstapte op Sage DBFACT, hebben we de knoop ineens doorgehakt en zijn we  hen in die keuze gevolgd,” vertelt Hans Mertens.

Autosoft IT Solutions ging voor de implementatie in zee met Sage DBFACT Gold partner VPC. “Wat wij aan VPC waarderen is het persoonlijk contact en de sectorkennis. Bij problemen zijn zij ook altijd bereikbaar.” Op 1 januari 2013, na een implementatie van vier maanden, kon Autosoft IT Solutions live gaan met Sage DBFACT.

Geautomatiseerde aankoop als grootste ROI

Aankooporders opstellen was in het verleden erg tijdrovend. Orders en voorraad werden overlopen, waarna wij bij elke leverancier moesten inloggen om de bestelling manueel door te geven. Vandaag is er een rechtstreekse link voorzien tussen Sage DBFACT en de systemen van de leveranciers.

“Ons aankoopproces is volledig geautomatiseerd. Elke klantenorder komt automatisch in het orderboek. Op basis van de voorraden en prijzen, kiest Sage DBFACT de meest gunstige leverancier en maakt een aankoopvoorstel op ter goedkeuring. Hiermee sparen wij één fulltime medewerker uit en kunnen we minstens één dag sneller uitleveren,” vertelt Hans Mertens.

Verder worden automatische aankooporders gecreëerd op basis van de ingestelde minimum en maximum voorraadniveaus in de magazijnen, zodat stockbreuken minder vaak voorkomen. Autosoft wint ook tijd bij het ontvangen van de goederen: alles wordt nu afgevinkt via de backorders van de bestelbon en komt automatisch op stock.

Het locatiebeheer binnen WMS zorg voor minimale stockbewegingen binnen het magazijn. Goederen voor klanten worden automatisch op een ‘uit’-locatie gezet en goederen bestemd voor andere magazijnen vertrekken automatisch via een stocktransfert.

 

“Bovendien zien we vandaag in het systeem waar de stock aanwezig is: in Ham, Lommel of in de auto’s van de technici. Dat was vroeger niet het geval en dat was toch onhandig werken”, vindt Hans Mertens.

Klanten sneller bediend en gefactureerd          

Een ander groot voordeel van Sage DBFACT, is de correcte import van de diverse prijslijsten en artikelcatalogi van de leveranciers.

Hans Mertens: “Alle artikelen – niet enkel de meest courante – staan nu beschikbaar in het systeem, waar ze met enkele zoektermen snel teruggevonden worden. Zo verliezen de verkopers geen tijd meer met het inloggen op de website van de leveranciers en kunnen ze de klanten sneller helpen aan de toonbank. Minder administratie, betere service dus.”

Dat er nu een logische stroom is van offerte naar order en factuur, heeft er ook voor gezorgd dat Autosoft vandaag sneller facturen kan verzenden. Periodieke facturen worden bovendien automatisch na een vastgestelde termijn opgemaakt wat de wederkerende facturatie vergemakkelijkt.

“Ook in de financiële bewerkingen hebben we veel tijd gewonnen”, stelt Peggy Deelkens. “Inkomende betalingen worden via Isabel automatisch ingelezen in Sage DBFACT, en daar afgevinkt op basis van de gestructureerde mededeling, het factuurnummer of zelfs de relatienaam. De leveranciersbetalingen niet meer moeten overtikken is ook een verademing : dit gebeurt nu elektronisch via enkele klikken, zonder dat we de controle verliezen. Boekhouding en financieel beheer sluiten naadloos aan bij het commerciële luik van ons bedrijf.”

Hersteldienst gedigitaliseerd

Wekelijks voert Autosoft een honderdtal herstellingen uit. Voor de komst van Sage DBFACT werkte de hersteldienst volledig op basis van papieren bonnen. Vandaag laat Sage DBFACT een volledige digitale opvolging toe van de herstellingen.

“Elk toestel krijgt een unieke code waar alle informatie, zoals de garantie en de historiek van servicerapporten, aan gekoppeld wordt. De technici passen in Sage DBFACT de status van de herstelling aan en geven de gepresteerde uren en gebruikte onderdelen in. Dit zorgt voor een vlotte facturatie achteraf. En wanneer de klant belt, kunnen wij in Sage DBFACT de status van zijn herstelling opvragen, zonder de technici te moeten storen. Een grote verbetering”, vinden Hans Mertens en Peggy Deelkens.

In de toekomst wil Autosoft ook de helpdesk automatiseren, zodat voor elke binnenkomende oproep of e-mail in Sage DBFACT een ‘ticket’ wordt aangemaakt. Aan de hand van de geregistreerde begin- en eindtijd kan Autosoft de verstrekte diensten dan heel vlot factureren.

Rapporteringen à la carte

Waar Autosoft vroeger een beperkt aantal gegevens naar Excel kon exporteren, heeft het bedrijf vandaag toegang tot diverse managementrapporten.

“In Sage DBFACT kunnen we zelf selecties maken van gegevens en deze verwerken tot rapporten. Exporteren naar Excel is ook mogelijk. De kwartaalcijfers per productgroep en per leverancier zijn nu vlot beschikbaar. Bovendien is Excellent IT nu gestart met een partnerprogramma rond rapportering en dankzij Sage DBFACT zullen wij daar zonder veel extra inspanningen aan kunnen deelnemen.

Besluit

“Onze medewerkers zijn na enkele maanden al volledig vertrouwd met Sage DBFACT en vinden het een grote verbetering. Het laat dan ook een vlotte opvolging toe van aankoop, verkoop en service, wat ons als zaakvoerders toelaat om veel sneller op de bal te spelen. Sage DBFACT laat zich ook gemakkelijk naar de hand zetten, zo hebben we zelf al veel velden aangepast of toegevoegd, en kunnen we ook eigenhandig bepalen wie toegang krijgt tot welke informatie”, vertellen Hans Mertens en Peggy Deelkens. “Zonder Sage DBFACT lag het stressniveau in onze onderneming een pak hoger en hadden we een extra medewerker moeten aanwerven.”

Up-to-date voorraadgegevens bij Van Pellicom dankzij Sage DBFACT en de Falcon X3 terminals van Datalogic

“Met enkele klikken op de Falcon X3 terminal is de voorraad in Sage DBFACT live aangepast. Zo kan je elke maand heel efficiënt de meest courante artikelen inventariseren zonder pen en papier of overtikwerk.”

Ludo Van pellicom (rechts), hier met Tom Merckx van VPC

Van pellicom uit Bornem is een toonaangevende producent en installateur van PVC ramen en deuren. De klanten zijn zowel particulieren als aannemers, huisvestingsmaatschappijen, bouwpromotoren en schrijnwerkers. De onderneming bestaat reeds 60 jaar en telt vandaag een veertigtal medewerkers.

“Onze zorg voor kwaliteit en efficiëntie resulteert in duidelijke afspraken met de opdrachtgevers, een accurate opvolging van de werkzaamheden en een perfecte afwerking”, vertelt afgevaardigd bestuurder Ludo Van pellicom.

De klant centraal met de CRM module van Sage DBFACT

Bij Van pellicom staat de klant centraal. Om de geuite wensen van prospecten en de lopende projecten van klanten correct op te volgen, investeerde het bedrijf in 2011 in Sage DBFACT.

“Deze tool biedt ons een waterdichte opvolging, vanaf de eerste informatieaanvraag van een lead, tot de offerte en tot slot het order. Hierin heeft onze IT-partner VPC een logisch actiesysteem opgebouwd, zodat een vertegenwoordiger niets meer kan vergeten. Bovendien kijkt het management over zijn schouder mee. Wanneer een verkoop niet doorgaat, weten we voortaan waaraan het ligt. Dat is de grote kracht van het systeem”, stelt Ludo Van pellicom.

Van pellicom klaar voor groei met Sage DBFACT

 Met de CRM module van Sage DBFACT als ruggensteun, kan Van pellicom volop gaan prospecteren en groeien. Maar het Van pellicom-team wou eerst nog intern orde op zaken stellen. “Onze administratie gebeurde nog voornamelijk in Access en Excel en met papieren dossiers die van bureau naar bureau reisden en soms ook zoek raakten. Om te kunnen groeien zonder extra personeel moesten we dus eerst efficiënter werken”, aldus Ludo Van pellicom.

In 2012 besloot Van pellicom om alle processen te automatiseren in Sage DBFACT, een logisch gevolg na de succesvolle CRM implementatie.

Inventaris snel bijgewerkt met de DataLogic Falcon X3 terminal

 Een oud zeer waren de onbetrouwbare voorraadgegevens. Tweemaal per jaar lag het bedrijf lam door een complete stocktelling, waarna de oude voorraadcijfers werden overschreven door de nieuwe telresultaten.

“VPC stelde ons de robuuste Falcon X3 terminals van DataLogic voor, die via een draadloos netwerk realtime verbonden zijn met Sage DBFACT. Wanneer je hiermee een artikel inscant, krijg je op het scherm de artikelgegevens te zien en het voorraadniveau. Met enkele klikken op de terminal is de voorraad in Sage DBFACT live aangepast. Zo kan je elke maand heel efficiënt de meest courante artikelen inventariseren zonder pen en papier of overtikwerk. Bovendien worden alle wijzigingen bijgehouden in Sage DBFACT, zodat je nadien de mogelijke oorzaak kan onderzoeken en processen bijsturen waar nodig”, legt Ludo Van pellicom uit.

In combinatie met de modules ‘locatiebeheer’ en ‘picking & put-away’ van Sage DBFACT, bieden de Falcon X3 terminals van Datalogic de mogelijkheid om een volledige elektronische goederenverwerking te organiseren, van receptie tot verzending.

De betrouwbaarheid van Lancom

Een professionele terminal, hoe intelligent of robuust ook, is natuurlijk niets zonder een betrouwbaar draadloos netwerk.

Tom Merckx, managing partner van VPC: “Omwille van de stabiliteit installeerden we bij Van pellicom een Lancom draadloos netwerk. Dit merk van Duitse makelij biedt een uitgebreid gamma indoor & outdoor toestellen, welke zich allemaal via dezelfde software laten programmeren en beheren. Eenmaal geïnstalleerd, werkt het systeem meteen en is de kans op uitval bijna nihil.”

Besluit

“Dankzij Sage DBFACT en de terminals van Datalogic, beschikken we voortaan over up-to-date voorraadgegevens, wat de deur opent naar verder automatisatie, zoals aankoopvoorstellen op basis van minimum en maximum voorraadniveaus. Met de nodige discipline van onze medewerkers, kunnen we voortaan alle goederenstromen volgen en is een gedetailleerde nacalculatie per werf binnen handbereik. Tegen 2014 wil ik onze klanten een online portaal bieden waarin ze in de weken tussen bestelling en plaatsing de status van hun order kunnen opvolgen. En intussen zetten we samen met onze softwarepartner VPC nog de puntjes op de i”, besluit Ludo Van pellicom.