Mundomedia uit Brussel staat als onafhankelijk mediabureau tussen de adverteerder en de media. Wil een wasmiddelproducent bijvoorbeeld een nieuw product lanceren, dan vertaalt Mundomedia dit in een doeltreffend mediaplan en een uitgekiende mediastrategie, en regelt tot slot de aankoop van de gewenste advertentieruimte, TV- of radiotijd.
Onbetrouwbare cijfergegevens en tijdverlies
Voor 2011 deed Mundomedia voor het beheer van mediatarieven beroep op een maatwerksysteem, dat na vele aanpassingen en uitbreidingen jammer genoeg fouten begon te vertonen. Om die reden werden alle tariefkaarten ook nog eens parallel beheerd in Excel, ter controle.
Jean-Pierre Dobbels: “Als een klant een offerte goedkeurt, plaatsen wij een order bij de media. Het gebeurde steeds vaker dat er een verschil zat tussen het order en de inkomende factuur. Alles moest dubbel gecheckt worden om te kijken bij wie de fout lag. Ook als manager had ik nooit een correcte stand van zaken omdat de rapporten uit het systeem onbetrouwbaar waren.”
Nadat Mundomedia klaar was met de verwerking van de facturen, moest ook het externe boekhoudkantoor alles nog eens manueel invoeren. Hieraan was een prijskaartje van vele manuren verbonden.
Weg van maatwerk met Microsoft Dynamics CRM
ESC was al jaar en dag de hardwarepartner van Mondumedia. Op een dag vroeg Jean-Pierre Dobbels aan ESC – tevens Microsoft Dynamics partner – wat zij in huis hadden voor de automatisering van administratieve processen.
Jean-Pierre Dobbels: “Grotere reclamebureaus hebben vaak logge, dure systemen. Dat is niet wat we zochten. Bovendien wilden we afstappen van maatwerk, dat zorgt immers voor onnodige kosten of problemen bij upgrades. ESC stelde ons Microsoft Dynamics CRM voor, de ideale tussenoplossing. Dit standaard product heeft een uitgebreide functionaliteit en is opgewassen tegen de tand des tijds.”
Mundomedia wilde in Microsoft Dynamics CRM alle klanten, contracten en prijslijsten beheren, offertes opmaken en die vervolgens kunnen omzetten in orders, facturen, kredietnota’s, etc.
Het bedrijf besloot op het voorstel van ESC in te gaan en werkt nu sinds 2011 met Microsoft Dynamics CRM. “De standaard versie van Microsoft Dynamics CRM gebruikte een andere terminologie dan wij, maar de oplossing is heel flexibel en laat zich gemakkelijk aanpassen aan diverse sectoren”, legt Jean-Pierre Dobbels uit.
Investering op anderhalf jaar terugverdiend
“We hebben van de gelegenheid gebruik gemaakt om de database op orde te zetten. Magazines die niet meer bestaan, uitgevers, klanten, media die gefusioneerd zijn, staan nu allemaal op non-actief. Bovendien is er nu slechts één persoon die de database beheert, wat vermijdt dat sommige titels er dubbel of foutief instaan”, vertelt Jean-Pierre Dobbels.
De eerste zes maanden na de implementatie bleef Mundomedia voor de zekerheid vergelijken met het Excelbestand. Nu het systeem te betrouwen is, is het klaar om geïntegreerd te worden met het boekhoudpakket.
“ESC werkt nu aan een link tussen Microsoft Dynamics CRM en Venice. Zo hoeft onze externe boekhouder geen papieren facturen meer in te voeren, een besparing van 600 euro per maand. Vanaf 2014 zal hij enkel nog de btw-aangifte en de jaarafsluiting moeten voorbereiden. Alleen al hierdoor winnen we onze investering op anderhalf jaar terug”, stelt Jean-Pierre Dobbels.
Efficiëntie met 20% verbeterd
Voor de komst van Microsoft Dynamics CRM, was Jean-Pierre Dobbels vaak uren zoet met het opstellen rapporten voor de aandeelhouders. “Het dubbel checken van de cijfers kostte me heel veel moeite. In Microsoft Dynamics CRM is dat in een knip gebeurd”, aldus Jean-Pierre Dobbels. “Ook de boekhoudafdeling bespaart minstens 10 uur per week nu de controle met de Excellijsten is weggevallen. Onze efficiëntie is met minstens 20% verhoogd. Nu is er meer tijd voor analyses. Die helpen me dan weer in de onderhandeling met leveranciers en klanten.”
Microsoft Dynamics CRM vergelijkt bovendien orders en aankoopfacturen en brengt automatisch de verschillen aan het licht. Een medewerker kan aan de hand van diverse parameters de oorzaak voor het verschil aanduiden: bv. inkoop voordeel, fout leverancier, … . Deze gegevens worden bewaard voor een maandelijkse of jaarlijkse evaluatie.
Gemoedsrust in debiteurenbeheer
Mundomedia hanteert voor haar klanten een betalingstermijn van 60 dagen. In het verleden gebeurde de controle van betalingen intuïtief. Men wist welke klanten vlot betaalden en welke al eens een factuur te lang lieten openstaan. Vandaag heeft de boekhouding een mooi overzicht op alle vervallen facturen.
Jean-Pierre Dobbels: “Ook de kredietlimiet van elke klant staat geregistreerd in Microsoft Dynamics CRM en wanneer men die dreigt te overschrijden met een nieuw order, brengt het systeem ons hiervan op de hoogte en kunnen we de nodige afspraken maken. Dergelijke automatische controles zorgen voor een grote gemoedsrust in ons bedrijf.”
Over ESC
“Wij zijn al jaren klant bij ESC voor hardware, netwerk, beveiliging, etc. Dus er was al een vertrouwensband die met deze implementatie enkel nog versterkt is. Het is makkelijk als je één aanspreekpunt hebt voor hard- en software. Ze hebben ons tijdens de implementatie en ook achteraf steeds vlot verder geholpen. Als er een fout is of iets blokkeert, dan weten ze het steeds vanop afstand snel op te lossen. Samen met hen gaan we nu nog verder de puntjes op de i zetten”, besluit Jean-Pierre Dobbels.
Customer testimonials by Lemarco 