“Wij willen een rendabele transportfirma zijn die werkzekerheid garandeert voor lokale chauffeurs. NaviTrans heeft ons getransformeerd in een moderne en efficiënte machine. Laat de orders nu maar komen.”Briek Verhelst, CEO
Verhelst Logistics NV uit Oudenburg kreeg recent de Truck ICT Award 2013 toegekend als erkenning voor hun doorgedreven automatiseringstraject met NaviTrans, de logistieke oplossing van Young & Partners. Dankzij de gedeelde informatie in NaviTrans, het overzichtelijke grafisch planbord en de naadloze integratie met de Trimble boordcomputers, is Verhelst Logistics NV vandaag efficiënter dan ooit en kan het de zware competitie binnen de sector het hoofd bieden.
Verhelst Logistics NV is een onderdeel van de Groep Verhelst uit Oudenburg, die 700 mensen tewerkstelt en een omzet van circa 200 miljoen euro optekent. Verhelst Logistics realiseert de helft van haar omzet binnen de groep en de andere helft bij externe klanten in binnen- en buitenland. De onderneming beschikt daarvoor over een vloot van 50 Volvo trekkers en een omvangrijk trailerpark : 20 kippers, 20 huifwagens, 10 cementciternes, 20 containerchassis en 250 flattrailers.
CEO Briek Verhelst: “Wij onderscheiden ons met een sterke service, met Nederlands sprekende chauffeurs die duidelijk communiceren met de klant en garant staan voor een stipt en ladingzeker transport. Met een uitgebreid trailerpark kunnen we een waaier aan specialiteiten aanbieden. Vandaar ook de slogan: “diversity is our strength!”
De voordelen van Young & Partners
Tot 2011 maakte Verhelst Logistics gebruik van een AS400 maatwerkpakket voor de orders en de facturatie. Tarieven werden manueel aan de orders toegevoegd, de planning werd opgemaakt op papier en de opvolging van de chauffeurs gebeurde via gsm.
Briek Verhelst: “Wij beseften dat we om rendabel te groeien, nood hadden aan een modern TMS-systeem dat al onze processen zou verenigen. Met een kritische blik zijn we de markt opgegaan om diverse oplossingen en partners te onderzoeken. Young & Partners viel ons op als goed gestructureerd IT-bedrijf dat efficiënt te werk gaat en een groot team specialisten in huis heeft. Ook als je de referenties bekijkt voor NaviTrans, hun logistieke oplossing, zijn ze duidelijk de sterkste binnen onze sector. Het overzichtelijke grafische planbord en de integratie met de degelijke Trimble boordcomputers trokken ons over de streep.”
Eind 2011 werd de samenwerking bezegeld en in de zomer van 2012 ging Verhelst live met NaviTrans.
Modeldossiers versnellen de orderingave
Orders bereiken Verhelst via telefoon, e-mail of fax. Vroeger werd elk order manueel ingetikt in het systeem, waarbij alle gegevens telkens opnieuw ingevoerd dienden te worden. “Veel van onze orders zijn echter gelijkaardig, met voor één klant bijvoorbeeld hetzelfde type trailer, voor steeds hetzelfde laad- en losadres. In NaviTrans hebben we daarom honderden modeldossiers opgesteld, waarin we slechts de nieuwe data moeten invoeren. Prijzen en dieseltoeslag worden er automatisch aan toegevoegd. Dit betekent een geweldige tijdwinst voor de orderingave en facturatie”, stelt Briek Verhelst.
Vroeger ging een CMR ook door verschillende handen voor de goedkeuring van de diverse onderdelen (rit, dieseltoeslag, wachturen van de chauffeurs). Nu kan een rit veel sneller gefactureerd worden.
Overzichtelijk grafisch planbord
Zoals in veel transportbedrijven gebeurde de planning tot voor kort nog manueel, volgens de ervaring van de dispatcher. Aan het eind van de dag stelde die een lijst op voor elke chauffeur met alle info voor de volgende dag. Het grafisch planbord van NaviTrans verlicht vandaag het werk van de dispatchers.
“De dispatchers zien de nieuwe orders links in een kolom verschijnen en kunnen ze snel slepen naar het grafisch planbord. Onze dispatchers kunnen nu meer orders aan in dezelfde tijdsspanne. En aan het eind van de dag sturen ze met één druk op de knop alle komende ritten door naar de boordcomputers.”
Realtime opvolging van opdrachten
’s Morgens ziet de chauffeur op zijn boordcomputer meteen de eerstvolgende opdrachten staan. De GPS leidt hem automatisch naar de juiste laadplaats. Wanneer een opdracht afgewerkt is, vinkt de chauffeur deze af op de boordcomputer. De dispatcher kan alles realtime volgen aan de hand van de opdrachtkleur op het grafisch planbord. Zo helpen de chauffeurs op hun beurt de dispatchers en de facturatieafdeling.
NaviTrans berekent met behulp van de PTV X-server het verwachte losuur en de dispatcher kan indien nodig ritten verschuiven zonder dat de chauffeurs telefonisch hoeven verwittigd te worden. De boordcomputers ontvangen deze wijzigingen immers onmiddellijk via GPRS.
Boordcomputers verlichten administratie en facturatie
NaviTrans helpt ook voor de tracering van flatcontainers die ingezet worden voor de export van bakstenen naar Engeland. Elke flatcontainer heeft een uniek nummer die de chauffeurs ingeven op de boordcomputers. De dispatcher bezorgt hiervan een lijst aan de klant die zo weet welk type bakstenen op welke flat aankomen.
“Afhankelijk van het soort transport, ziet de chauffeur andere vragen verschijnen op de boordcomputer. Zo wordt bij flatcontainers gevraagd naar het aantal gebruikte straps en trekkers waarmee de lading wordt vastgezet. Deze worden dan automatisch doorgerekend naar de klant”, aldus Briek Verhelst.
Op de facturatieafdeling worden er sinds de komst van NaviTrans en de boordcomputers dan ook een pak minder overuren gepresteerd en wordt er sneller tussenin gefactureerd. De medewerkers kunnen in NaviTrans elk dossier opvragen en prijzen en wachturen controleren zonder interne telefoontjes.
Nacalculatie broodnodig om te overleven
“De loonlasten van Belgische chauffeurs zijn erg hoog. Per rit is het aandeel van de loonkost 40% en de brandstofkost 30%. Daarnaast heb je nog de andere kosten zoals dieseltoeslag, afschrijvingen, onderhoud, banden, wachturen, etc. Op dit moment pompen we al deze gegevens in het systeem, zodat we vanaf de tweede helft van 2013 perfect het rendement per trekker zullen kennen. Wij willen een rendabele transportfirma zijn die werkzekerheid garandeert voor lokale chauffeurs. Daarom moeten we correcte beslissingen kunnen nemen over de soorten transport die we uitvoeren. NaviTrans heeft ons getransformeerd in een moderne en efficiënte machine. Laat de orders nu maar komen”, besluit Briek Verhelst.
“Onze dispatchers kunnen nu meer orders aan in dezelfde tijdsspanne. En aan het eind van de dag sturen ze met één druk op de knop alle komende ritten door naar de boordcomputers.”
De gestage groei en de uitbreiding van de logistieke activiteiten dwong
It was becoming increasingly clear to haulage company 
Customer testimonials by Lemarco 